CÁCH ĐỐI CHIẾU SỔ SÁCH KHI LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH CUỐI NĂM

Một trong những hiểu lầm phổ biến nhất hiện nay của doanh nghiệp và hộ kinh doanh là: chỉ khi nào có doanh thu, có thu tiền thì mới cần lập hóa đơn. Trên thực tế, theoquy định một số trường hợp vẫn bắt buộc xuất hóa đơn, nếu không sẽ bị xử phạt liên quan đến hành vi không lập hóa đơn.

Bài viết dưới đây DHtaxlaw sẽ phân tích rõ hơn về vấn đề này giúp bạn đọc nắm rõ quy định và tránh những vi phạm không đáng có.

1. Vì sao phải đối chiếu sổ sách kế toán cuối năm?

Đối chiếu sổ sách kế toán cuối năm là công việc cần thiết trước khi lập Báo cáo tài chính (BCTC) và quyết toán thuế TNDN.

Trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình số liệu kế toán, không phải vì gian lận mà do sổ sách không khớp, số liệu giữa các báo cáo mâu thuẫn nhau.

2. Nguyên tắc “cốt lõi” khi đối chiếu sổ sách kế toán

Trước khi rà soát từng tài khoản cụ thể, kế toán cần nắm vững các nguyên tắc nền tảng sau.

2.1. Nguyên tắc thống nhất giữa các loại sổ

• Sổ Cái và Bảng cân đối phát sinh (BảngCĐPS): Số dư đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ của từng tài khoản phải trùng khớp.
• Sổ chi tiết và Sổ tổng hợp (Sổ Cái): Tổng cộng số liệu trên sổ chi tiết phải bằng số liệu trên sổ cái của tài khoản tương ứng.
• Bảng tổng hợp và Sổ Cái: Các bảng như công nợ, nhập – xuất – tồn, phân bổ chi phí, khấu hao… phải khớp với số dư sổ cái.

2.2. Nguyên tắc cân đối trên Bảng cân đối phát sinh

Bảng CĐPS chỉ được coi là hợp lệ khi đảm bảo:

• Tổng dư Nợ đầu kỳ = Tổng dư Có đầu kỳ
• Tổng phát sinh Nợ = Tổng phát sinh Có
• Tổng dư Nợ cuối kỳ = Tổng dư Có cuối kỳ
• Các tài khoản loại 5, 6, 7, 8, 9 không có số dư cuối kỳ sau khi kết chuyển lãi – lỗ

3. Đối chiếu chi tiết từng nhóm tài khoản trọng yếu

3.1. Nhóm tài sản bằng tiền (TK 111, 112)

Tiền mặt – TK 111

Nguyên tắt số dư: Luôn có số dư bên Nợ (phản ánh tiền mặt hiện có).

Lưu ý quan trọng: Không được để âm quỹ tiền mặt.

Trường hợp quỹ tiền mặt âm, cần kiểm tra nguyên nhân để điều chỉnh, các nguyên nhân thường gặp gồm:

• Lỗi chi tiền trước, thu tiền sau, cần điều chỉnh lại thứ tự ngày/số chứng từ.
• Dùng tiền cá nhân chi hộ nhưng chưa hạch toán;
• Thu tiền trước khi xuất hóa đơn nhưng không theo dõi tạm.

Tiền gửi ngân hàng – TK 112

Nguyên tắc số dư: Luôn có số dư bên Nợ

Đối chiếu: Số dư cuối kỳ TK 112 phải bằng đúng số dư cuối kỳ trên sao kê ngân hàng hoặc giấy xác nhận số dư.

3.2. Nhóm công nợ phải thu – phải trả (TK 131, 331)

Tài khoản tổng hợp có thể vừa dư Nợ vừa dư Có, nhưng từng đối tượng chi tiết chỉ được dư một bên (hoặc Nợ, hoặc Có).

Ý nghĩa số dư:

• TK 131:
  • Dư Nợ → Khách hàng còn nợ
  • Dư Có → Khách hàng trả trước
• TK 331:
  • Dư Có → Còn phải trả nhà cung cấp
  • Dư Nợ → Đã trả trước

Kế toán cần đối chiếu công nợ với từng khách hàng và nhà cung cấp, kiểm tra lại nghiệp vụ mua bán, phiếu thu chi, hóa đơn, chứng từ liên quan.

3.3. Nhóm TKthuế (TK 133, 333)

Thuế GTGT được khấu trừ – TK 133

Nguyên tắt số dư: Dư bên Nợ

Đối chiếu: Khớp với chỉ tiêu thuế GTGT còn được khấu trừ trên tờ khai GTGT cuối năm. Đồng thời khớp với chỉ tiêu đầu kỳ của tờ khai GTGT năm sau.

Nếu lệch, cần xác định rõ do:

• Kê khai sai số liệu trên tờ khai => cần lập tờ khai điều chỉnh.
• Hạch toán nhầm => cần rà soát lại các nghiệp vụ hạch toán trên sổ sách.
• Bỏ sót bút toán kết chuyển thuế => thực hiện lại bút toán kết chuyển.

Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước – TK 333

Nguyên tắt số dư: Có thể dư Có (sốchưa nộp) hoặc dư Nợ (số đã nộp thừa).

Cần đối chiếu:

• TK 3331: Phải khớp với chỉ tiêu [40] trên Tờ khai thuế GTGT
• TK 3334: Đối chiếu với chỉ tiêu E – “Số thuế TNDN phải nộp” trên Tờ khai Quyết toán thuế TNDN mẫu 03/TNDN
• TK 3335: Đối chiếu với chỉ tiêu [29] trên Tờ khai 05/KK-TNCN của các quý và chỉ tiêu [40]

3.4. Nhóm hàng tồn kho (TK 152, 153, 155, 156)

Nguyên tắt số dư: Luôn có số dư bên Nợ
Cần đối chiếu:

• Tổng số dư Nợ cuối kỳ của nhóm TK Hàng tồn kho (152 + 153 + 155 + 156) trên BCĐPS phải bằng Tổng Thành tiền trên Bảng Tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn Kho.
• Nếu lệch, phải kiểm tra lại bảng nhập xuất tồn, thẻ kho và phiếu nhập xuất.

Nếu xuất hiện “tồn kho ảo”, nguyên nhân thường là:

• Xuất trước – nhập sau;
• Nhập kho chưa có hóa đơn;
• Hạch toán sai giá vốn.

3.5. Nhóm chi phí trả trước và tài sản cố định

Chi phí trả trước – TK 242

• Nguyên tắc số dư: Luôn có số dư bên Nợ (phản ánh chi phí chưa phân bổ).
• Số dư cuối kỳ phải bằng giá trị còn lại chưa phân bổ trên bảng phân bổ chi phí trả trước.
• Trường hợp có chênh lệch cần rà soát lại từng khoản chi phí trả trước chưa được phân bổ đủ trong năm.

Tài sản cố định – TK 211, 212, 213

• Nguyên tắc số dư: Luôn có số dư bên Nợ (nguyên giá TSCĐ hiện có).
• Tổng dư Nợ trên BCĐPS phải bằng Tổng “nguyên giá” trên Bảng Tính Khấu Hao TSCĐ.
• Nếu có TSCĐ đã hết khấu hao nhưng vẫn sử dụng, cần cộng thêm phần nguyên giá của tài sản đó vào bảng đối chiếu.

Hao Mòn TSCĐ – TK 214

• Nguyên tắc dư: Luôn dư bên Có (giá trị khấu hao lũy kế).
• Dư Có cuối kỳ TK 214 phải bằng Tổng khấu hao lũy kế trên Bảng Tính Khấu Hao.
• Nếu có TSCĐ đã hết giá trị khấu hao nhưng vẫn sử dụng, cần cộng thêm phần khấu hao đã hết vào tổng khấu hao lũy kế.
• Hai tài khoản này phải khớp tuyệt đối với Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ.

Kết luận

Thực hiện đối chiếu đầy đủ từng nhóm tài khoản trọng yếu sẽ giúp kế toán phát hiện sớm sai sót, kịp thời điều chỉnh trước khi nộp BCTC, tránh bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình, truy thu hoặc xử phạt không đáng có.

Vì vậy, doanh nghiệp cần xem công tác đối chiếu sổ sách cuối năm là một quy trình bắt buộc, thực hiện nghiêm túc và có hệ thống, thay vì làm mang tính đối phó.

Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ rà soát, đối chiếu, kiểm tra lại toàn bộ số liệu trước khi nộp Báo cáo tài chính năm, DHtaxlaw sẵn sàng hỗ trợ, tư vấn.

Để nhận báo giá cụ thể về dịch vụ quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin sau:

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)

Địa chỉ: 80/35 Đường số 3, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Điện thoại: 0911732048

Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập Hộ kinh doanh

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho Hộ kinh doanh

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty Việt Nam