CẤP LẠI GIẤY PHÉP KINH DOANH CHO DOANH NGHIỆP FDI: HỒ SƠ VÀ THỦ TỤC

Trong quá trình hoạt động tại Việt Nam, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI) có thể phát sinh nhu cầu cấp lại Giấy phép kinh doanh do thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang tỉnh, thành phố khác hoặc giấy phép đã được cấp bị thất lạc, hư hỏng. Đây là thủ tục cần thiết để doanh nghiệp tiếp tục thực hiện hoạt động thương mại theo đúng nội dung được cơ quan có thẩm quyền cấp phép.

Theo quy định tại Điều 16 và Điều 17 Nghị định 342/2026/NĐ-CP, việc cấp lại Giấy phép kinh doanh được áp dụng đối với những trường hợp cụ thể và yêu cầu doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ theo thành phần tương ứng.

Trong bài viết dưới đây, DHtaxlaw sẽ phân tích các trường hợp được cấp lại Giấy phép kinh doanh, hồ sơ cần chuẩn bị và những điểm doanh nghiệp FDI cần lưu ý khi thực hiện thủ tục.

1. Các trường hợp được cấp lại Giấy phép kinh doanh

Theo Điều 16 Nghị định 342/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp FDI được đề nghị cấp lại Giấy phép kinh doanh trong 02 trường hợp sau:

1.1. Chuyển trụ sở chính sang tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác

Khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở chính từ một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương sang địa phương khác, doanh nghiệp thuộc trường hợp phải thực hiện thủ tục cấp lại Giấy phép kinh doanh.

Ví dụ: Doanh nghiệp FDI đang đặt trụ sở chính tại Thành phố Hồ Chí Minh và chuyển sang tỉnh Đồng Nai thì cần xem xét thực hiện thủ tục cấp lại giấy phép theo quy định.

Đối với trường hợp này, doanh nghiệp cần có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ghi nhận thông tin trụ sở chính đã thay đổi để bổ sung vào hồ sơ cấp lại, nếu thuộc trường hợp phải nộp theo quy định.

1.2. Giấy phép kinh doanh bị mất hoặc hư hỏng

Trường hợp Giấy phép kinh doanh bị thất lạc hoặc không còn nguyên vẹn, gây ảnh hưởng đến việc sử dụng và lưu giữ giấy phép, doanh nghiệp có thể đề nghị cơ quan có thẩm quyền cấp lại.

Đây là thủ tục nhằm cấp lại giấy phép để doanh nghiệp tiếp tục sử dụng trong quá trình hoạt động. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đơn đề nghị theo mẫu quy định tại Nghị định 342/2026/NĐ-CP.

Lưu ý: Cấp lại Giấy phép kinh doanh cần được phân biệt với thủ tục điều chỉnh giấy phép. Nếu doanh nghiệp thay đổi nội dung hoạt động hoặc thông tin khác thuộc trường hợp phải điều chỉnh, doanh nghiệp cần xác định đúng thủ tục tương ứng, không mặc nhiên áp dụng thủ tục cấp lại.

2. Hồ sơ cấp lại Giấy phép kinh doanh cho doanh nghiệp FDI

Theo Điều 17 Nghị định 342/2026/NĐ-CP, thành phần hồ sơ được xác định dựa trên lý do đề nghị cấp lại. Cụ thể:

2.1. Đơn đề nghị cấp lại Giấy phép kinh doanh

Doanh nghiệp cần chuẩn bị Đơn đề nghị cấp lại Giấy phép kinh doanh theo Mẫu số 04 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 342/2026/NĐ-CP.

Đây là tài liệu cơ bản trong cả hai trường hợp cấp lại, bao gồm chuyển trụ sở chính sang tỉnh, thành phố khác hoặc giấy phép bị mất, hư hỏng.

Khi lập đơn, doanh nghiệp cần kê khai thông tin chính xác và thể hiện rõ lý do đề nghị cấp lại để cơ quan có thẩm quyền có cơ sở tiếp nhận, giải quyết.

2.2. Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Đối với trường hợp cấp lại do chuyển địa điểm trụ sở chính từ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương này sang tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Tài liệu này được sử dụng để đối chiếu thông tin trụ sở chính sau khi doanh nghiệp đã thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp.

Đối với trường hợp giấy phép bị mất hoặc hư hỏng, Điều 17 không quy định phải nộp bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thành phần hồ sơ cấp lại.

2.3. Trường hợp được miễn nộp bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Khoản 3 Điều 17 Nghị định 342/2026/NĐ-CP quy định tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài chỉ phải nộp tài liệu tại khoản 2 Điều này khi Cơ quan cấp Giấy phép không thể truy cập và khai thác thông tin liên quan từ cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc cơ sở dữ liệu chuyên ngành.

Theo đó:

• Nếu cơ quan cấp phép có thể khai thác đầy đủ thông tin từ các cơ sở dữ liệu liên quan, doanh nghiệp không phải nộp lại bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Nếu cơ quan cấp phép không truy cập được dữ liệu hoặc dữ liệu khai thác chưa đầy đủ, cơ quan có thẩm quyền sẽ yêu cầu doanh nghiệp bổ sung tài liệu tương ứng để có đủ căn cứ giải quyết thủ tục.

Quy định này giúp hạn chế việc doanh nghiệp phải nộp lại giấy tờ mà cơ quan nhà nước đã có khả năng tra cứu, khai thác thông qua hệ thống dữ liệu.

3. Bảng tổng hợp hồ sơ cấp lại Giấy phép kinh doanh

Doanh nghiệp có thể tham khảo bảng dưới đây để xác định thành phần hồ sơ theo từng lý do cấp lại:

Lưu ý: Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chỉ được yêu cầu trong trường hợp cấp lại do chuyển trụ sở chính liên tỉnh, thành phố và cơ quan cấp phép không thể khai thác đầy đủ dữ liệu liên quan từ cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc chuyên ngành.

4. Doanh nghiệp FDI cần lưu ý gì khi thực hiện thủ tục cấp lại Giấy phép kinh doanh?

Để hạn chế việc hồ sơ bị yêu cầu bổ sung hoặc phát sinh vướng mắc trong quá trình xử lý, doanh nghiệp nên lưu ý một số vấn đề sau:

4.1. Xác định đúng trường hợp cấp lại

Doanh nghiệp cần phân biệt rõ lý do đề nghị cấp lại là do chuyển trụ sở chính sang tỉnh, thành phố khác hay do giấy phép bị mất, hư hỏng.

Việc xác định đúng trường hợp giúp doanh nghiệp chuẩn bị tài liệu tương ứng, tránh nộp thiếu hoặc không cần thiết các giấy tờ trong hồ sơ.

4.2. Hoàn tất thay đổi đăng ký doanh nghiệp trước khi đề nghị cấp lại do chuyển trụ sở

Nếu cấp lại giấy phép do chuyển trụ sở chính sang tỉnh, thành phố khác, doanh nghiệp cần lưu ý thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Thông tin trên giấy phép đề nghị cấp lại và hồ sơ đăng ký doanh nghiệp cần bảo đảm thống nhất để thuận lợi cho việc đối chiếu, xử lý.

4.3. Sử dụng đúng mẫu đơn theo quy định

Đơn đề nghị cấp lại phải được lập theo Mẫu số 04 ban hành kèm theo Nghị định 342/2026/NĐ-CP. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ thông tin kê khai, lý do cấp lại và các nội dung liên quan trước khi nộp.

4.4. Phân biệt cấp lại với điều chỉnh Giấy phép kinh doanh

Không phải mọi trường hợp doanh nghiệp có thay đổi thông tin trên Giấy phép kinh doanh đều thực hiện thủ tục cấp lại.

• Cấp lại: áp dụng khi chuyển trụ sở chính sang tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác hoặc giấy phép bị mất, hư hỏng.
• Điều chỉnh: áp dụng khi thay đổi nội dung thuộc trường hợp phải điều chỉnh theo quy định pháp luật.

Do đó, doanh nghiệp cần rà soát bản chất của sự thay đổi để lựa chọn đúng thủ tục.

5. Dịch vụ xin Giấy phép kinh doanh cho doanh nghiệp FDI tại DHtaxlaw

Thủ tục cấp lại Giấy phép kinh doanh tuy có thành phần hồ sơ tương đối đơn giản nhưng doanh nghiệp vẫn cần xác định đúng trường hợp áp dụng, chuẩn bị giấy tờ phù hợp và rà soát sự thống nhất của thông tin pháp lý.

DHtaxlaw cung cấp Dịch vụ xin Giấy phép kinh doanh cho doanh nghiệp FDI, hỗ trợ doanh nghiệp trong các công việc:

• Tư vấn điều kiện và trường hợp phải cấp, cấp lại hoặc điều chỉnh Giấy phép kinh doanh;
• Hỗ trợ thủ tục cấp lại Giấy phép kinh doanh khi doanh nghiệp chuyển trụ sở chính sang tỉnh, thành phố khác;
• Hỗ trợ cấp lại giấy phép khi bị mất hoặc hư hỏng;
• Tư vấn Giấy phép kinh doanh thực hiện quyền phân phối bán lẻ hàng hóa;
• Tư vấn Giấy phép kinh doanh thực hiện hoạt động cho thuê hàng hóa;
• Tư vấn thủ tục Giấy phép lập cơ sở bán lẻ;
• Soạn thảo đơn đề nghị và chuẩn bị hồ sơ theo quy định;
• Hỗ trợ doanh nghiệp giải trình, bổ sung tài liệu khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Với sự hỗ trợ của DHtaxlaw, doanh nghiệp có thể xác định đúng thủ tục cần thực hiện, hạn chế sai sót trong quá trình chuẩn bị hồ sơ và chủ động hơn trong việc duy trì hoạt động kinh doanh tại Việt Nam.

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)

Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, Số 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Điện thoại: 0911732048

Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ xin Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty vốn nước ngoài

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty Việt Nam

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập hộ kinh doanh