CỤC THUẾ LƯU Ý KHI KÊ KHAI, QUYẾT TOÁN THUẾ TNCN ĐỐI VỚI TỔ CHỨC TRẢ THU NHẬP

Giới thiệu

Ngày 04/3/2026, Cục Thuế – Bộ Tài chính đã ban hành Công văn số 2496/CT-NVT hướng dẫn việc quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công.

Theo đó, để bảo đảm kê khai và nộp thuế TNCN chính xác, minh bạch, đồng thời không ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động, các tổ chức trả thu nhập cần đặc biệt lưu ý một số nội dung quan trọng trong quá trình:

• Khấu trừ thuế TNCN
• Kê khai thuế
• Nộp thuế
• Quyết toán thuế cuối năm

Những hướng dẫn này giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật thuế và hạn chế rủi ro vi phạm trong quá trình quản lý thuế.

Cùng DHtaxlaw tìm hiểu rõ hơn thông qua bài viết sau nhé!

1. Thực hiện chứng từ khấu trừ thuế TNCN đúng quy định

Theo hướng dẫn của cơ quan thuế, chứng từ khấu trừ thuế TNCN hiện nay được thực hiện theo quy định tại:

Khoản 22 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP ngày 20/3/2025 của Chính phủ.

Tổ chức trả thu nhập cần:

• Lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN đúng mẫu
• Chuyển đổi chứng từ giấy sang chứng từ điện tử theo quy định
• Cấp chứng từ khấu trừ thuế cho người lao động khi có yêu cầu

Việc cấp chứng từ khấu trừ thuế là căn cứ để người lao động thực hiện quyết toán thuế hoặc chứng minh nghĩa vụ thuế đã hoàn thành.

2. Nộp đầy đủ và đúng hạn số thuế TNCN đã khấu trừ

Sau khi khấu trừ thuế từ tiền lương, tiền công của người lao động, tổ chức trả thu nhập phải:

• Kê khai thuế đúng kỳ
• Nộp đầy đủ số thuế đã khấu trừ
• Nộp đúng thời hạn theo quy định

Cơ quan thuế nhấn mạnh rằng:

Việc nộp thuế đúng hạn không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động.

Nếu chậm nộp thuế đã khấu trừ, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế theo quy định của pháp luật.

3. Kê khai thuế TNCN chính xác trên tờ khai quyết toán

Khi thực hiện kê khai thuế TNCN, tổ chức trả thu nhập phải bảo đảm tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu.

Cụ thể:

• Chỉ tiêu [31] – Tổng số thuế TNCN đã khấu trừ
• Chỉ tiêu [29] – Tổng số thuế đã khấu trừ

trên tờ khai mẫu 05/KK-TNCN phải phản ánh đúng nghĩa vụ thuế của người lao động.

Ngoài ra, dữ liệu trên tờ khai phải:

• Phù hợp với dữ liệu về thu nhập của cá nhân
• Trùng khớp với dữ liệu cơ quan thuế đang quản lý

Trường hợp dữ liệu không khớp, cơ quan thuế sẽ tiến hành đối chiếu, kiểm tra và điều chỉnh trong quá trình quyết toán.

4. Nộp chứng từ nộp thuế vào ngân sách nhà nước đầy đủ

Cơ quan thuế cũng yêu cầu các tổ chức khi kê khai và nộp thuế TNCN cần:

• Lưu trữ chứng từ nộp thuế vào ngân sách nhà nước
• Bảo đảm chứng từ hợp lệ
• Xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu

Đây là căn cứ quan trọng để xác định:

• Doanh nghiệp đã thực hiện nghĩa vụ nộp thuế
• Số thuế đã nộp đúng với số đã kê khai

Việc thiếu chứng từ nộp thuế có thể gây khó khăn khi kiểm tra hoặc quyết toán thuế.

5. Cập nhật thông tin đăng ký thuế của người lao động

Một nội dung quan trọng khác là việc cập nhật thông tin đăng ký thuế của cá nhân.

Tổ chức trả thu nhập cần:

• Kê khai đúng mã số thuế cá nhân
• Cập nhật thông tin định danh cá nhân
• Điều chỉnh thông tin nếu có sai lệch

Việc cập nhật thông tin chính xác giúp:

• Xác định đúng nghĩa vụ thuế của cá nhân
• Hỗ trợ quá trình quyết toán thuế và hoàn thuế TNCN nếu phát sinh.

6. Thực hiện giảm trừ gia cảnh đúng thời điểm

Theo hướng dẫn của cơ quan thuế, việc tính giảm trừ gia cảnh cho người lao động cần được thực hiện đúng quy định.

Trong đó cần lưu ý:

• Người lao động chỉ được tính giảm trừ người phụ thuộc khi đã đăng ký người phụ thuộc hợp lệ.
• Nếu nghĩa vụ nuôi dưỡng phát sinh trong năm, thời điểm tính giảm trừ sẽ được xác định từ thời điểm phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng theo quy định.

Quy định này nhằm đảm bảo việc tính thuế TNCN công bằng và đúng thực tế thu nhập của người lao động.

7. Không sử dụng thông tin cá nhân trái quy định

Cơ quan thuế cũng nhấn mạnh nguyên tắc quan trọng trong quá trình quản lý thuế:

Nghiêm cấm sử dụng thông tin cá nhân khi chưa được phép.

Các thông tin bao gồm:

• Họ và tên
• Mã số thuế
• Mã định danh cá nhân
• Thông tin thu nhập

Việc sử dụng thông tin cá nhân trái phép có thể:

• Vi phạm pháp luật về thuế
• Xâm phạm quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân

Do đó, doanh nghiệp cần quản lý và bảo mật dữ liệu người lao động đúng quy định pháp luật.

8. Dịch vụ kế toán, báo cáo thuế cho hộ kinh doanh, doanh nghiệp từ DHtaxlaw

Dịch vụ kế toán hộ kinh doanh, doanh nghiệp trọn gói tại DHtaxlaw sẽ giúp bạn yên tâm tuân thủ pháp luật, hạn chế rủi ro và tiết kiệm tối đa thời gian vận hành.

• Cung cấp gói dịch vụ linh hoạt theo quy mô và nhu cầu thực tế.
• Thực hiện kê khai thuế GTGT, thuế TNCN theo tháng/quý, đúng hạn, đúng quy định.
• Chủ động thông báo số thuế phải nộp khi phát sinh, tránh tình trạng nộp chậm, bị xử phạt.
• Hỗ trợ quản lý và xử lý hóa đơn thuế: xuất hóa đơn, kiểm tra sai sót, tư vấn sử dụng hóa đơn hợp lệ.
• Quản lý bảng lương, BHXH theo số lượng nhân sự phù hợp từng gói dịch vụ.
• Tư vấn, giải đáp chuyên môn về thuế, hóa đơn chứng từ, lao động – tiền lương, BHXH theo pháp luật hiện hành (tùy gói).
• Ghi nhận, tổng hợp sổ sách kế toán, giúp hộ kinh doanh, doanh nghiệp kiểm soát tài chính rõ ràng.
• Đại diện làm việc với cơ quan Thuế, BHXH (gói VIP), giảm áp lực và rủi ro pháp lý cho chủ hộ.

Kết luận

Việc kê khai và quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công là nghĩa vụ quan trọng của tổ chức trả thu nhập.

Theo hướng dẫn tại Công văn 2496/CT-NVT năm 2026, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các nội dung sau:

• Thực hiện chứng từ khấu trừ thuế đúng quy định
• Kê khai chính xác dữ liệu thuế TNCN
• Nộp đầy đủ số thuế đã khấu trừ
• Cập nhật thông tin người nộp thuế chính xác
• Tính giảm trừ gia cảnh đúng thời điểm
• Bảo mật thông tin cá nhân của người lao động

Thực hiện đúng các quy định này sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, hạn chế sai sót trong quyết toán thuế và đảm bảo quyền lợi cho người lao động.

Để nhận báo giá cụ thể về dịch vụ quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin sau:

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)

Địa chỉ: 80/35 Đường số 3, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Điện thoại: 0911732048

Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty Việt Nam

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty nước ngoài 

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho hộ kinh doanh

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ giải thể công ty