HỒ SƠ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH (TSCĐ): DOANH NGHIỆP CẦN CHUẨN BỊ NHỮNG GÌ?

1. Tài sản cố định là gì?

Theo quy định, tài sản cố định (TSCĐ) là những tài sản có:

• Giá trị từ 30 triệu đồng trở lên;
• Thời gian sử dụng trên 1 năm.

Ngoài TSCĐ hữu hình (máy móc, nhà xưởng, ô tô...), còn có TSCĐ vô hình như: phần mềm, thương hiệu, quyền sử dụng đất.

2. Hồ sơ cơ bản của tài sản cố định

Một bộ hồ sơ TSCĐ đầy đủ cần có:

• Hóa đơn, chứng từ hình thành.
• Quyết định đưa vào sử dụng và trích khấu hao.
• Biên bản giao nhận tài sản cho bộ phận sử dụng, quản lý.
• Sổ, thẻ tài sản cố định.

3. Hồ sơ TSCĐ trong từng trường hợp

   3.1. TSCĐ góp vốn

• Biên bản họp HĐQT/HĐTV công nhận giá trị góp vốn.
• Biên bản bàn giao tài sản, biên bản góp vốn.
• Giấy tờ thẩm định giá (Ban giá Sở Tài chính hoặc công ty thẩm định độc lập).
• Hồ sơ sang tên đổi chủ, lệ phí trước bạ (được miễn).
• Giấy tờ chứng minh nguồn gốc hình thành (nếu có).

   ► Lưu ý:

• Ô tô chở người dưới 9 chỗ, giá trị trên 1,6 tỷ: chỉ được khấu hao chi phí thuế tương ứng với mức 1,6 tỷ.
• TSCĐ thiếu hồ sơ pháp lý: vẫn hạch toán nội bộ nhưng loại trừ khấu hao khi quyết toán (Chỉ tiêu B4).

   3.2. TSCĐ mua mới

• Hợp đồng mua/nhập khẩu.
• Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn thông thường.
• Hóa đơn NVL, cấu kiện đi kèm.
• Chứng từ vận chuyển, thuê chuyên gia, lắp đặt.
• Biên bản giao nhận.
• Chứng từ nộp thuế (lệ phí trước bạ, thuế trực thu).

   ► Lưu ý:

• Tập hợp toàn bộ chi phí mua, vận chuyển, lắp đặt vào nguyên giá TSCĐ.
• Nếu có nhiều chứng từ theo thời gian: hạch toán vào TK 241, sau đó kết chuyển sang 211 khi đưa vào sử dụng.

   3.3. TSCĐ xây lắp, sửa chữa lớn

• Bản vẽ kỹ thuật, dự toán chi phí.
• Hợp đồng thi công/xây lắp.
• Hồ sơ quyết toán, bản vẽ hoàn công.
• Biên bản nghiệm thu, bàn giao.
• Hóa đơn tài chính của nhà thầu.
• Chứng từ chi phí vật tư, nhân công, lãi vay (nếu có).

   ► Lưu ý:

• Tập hợp chi phí vào XDCB dở dang, sau khi hoàn thành mới chuyển sang TSCĐ.

   3.4. TSCĐ thuê tài chính

• Hợp đồng thuê tài chính.
• Hồ sơ thanh toán tiền gốc, lãi.
• Biên bản bàn giao, đưa vào sử dụng.

   ► Lưu ý:

• Quản lý hiện vật như TSCĐ mua mới.
• Giá trị chưa thanh toán ghi nhận là nợ thuê tài chính.

   3.5. TSCĐ thuê hoạt động

• Hợp đồng thuê.
• Hóa đơn tài chính.
• Chứng từ thanh toán.
• Biên bản giao nhận.

   ► Lưu ý:

• Chi phí thuê hàng tháng → chi phí hoạt động.
• Nếu trả trước nhiều tháng → phân bổ chi phí theo kỳ.

   3.6. TSCĐ thanh lý, nhượng bán

• Biên bản họp HĐQT đồng ý thanh lý.
• Quyết định giám đốc.
• Hợp đồng thanh lý/nhượng bán.
• Hóa đơn GTGT theo giá bán.
• Chứng từ thanh toán.
• Biên bản bàn giao.

   ► Lưu ý:

• Loại khỏi danh sách khấu hao.
• Ghi nhận thu nhập khác (không hạch toán doanh thu).
• Chi phí liên quan ghi vào chi phí khác.

Kết luận

Một bộ hồ sơ TSCĐ đầy đủ không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý tài sản chặt chẽ mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng khi quyết toán thuế. Thiếu hồ sơ có thể dẫn đến việc loại chi phí khấu hao, làm tăng số thuế TNDN phải nộp.

. FAQ – Câu hỏi thường gặp

1. TSCĐ chưa đủ hồ sơ có được khấu hao không?
→ Không. Vẫn theo dõi nội bộ nhưng phải loại khấu hao khi quyết toán thuế.

2. Khi nào cần thẩm định giá TSCĐ?
→ Khi TSCĐ được góp vốn vào doanh nghiệp.

3. Xe ô tô trên 1,6 tỷ có được khấu hao toàn bộ không?
→ Có, nhưng phần vượt quá 1,6 tỷ không được tính vào chi phí thuế TNDN.

4. Hồ sơ TSCĐ thuê hoạt động có cần quyết toán không?
→ Không, chỉ ghi nhận chi phí thuê hàng tháng hoặc phân bổ theo kỳ.

 Với dịch vụ kế toán – thuế chuyên nghiệp của DHtaxlaw, doanh nghiệp sẽ được:

• Kiểm tra và hoàn thiện hồ sơ TSCĐ.
• Tư vấn hạch toán và khấu hao hợp lý.
• Đại diện giải trình với cơ quan thuế khi cần.

Để nhận báo giá cụ thể về dịch vụ quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin sau:

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)

Địa chỉ: 80/35 Đường số 3, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Điện thoại: 0911732048

Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty Việt Nam

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty nước ngoài

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho hộ kinh doanh

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty Việt Nam

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty vốn Nước ngoài