HƯỚNG DẪN DOANH NGHIỆP, HỘ KINH DOANH XỬ LÝ HÓA ĐƠN MUA CỦA CƠ QUAN THUẾ KHI KHÔNG TIẾP TỤC SỬ DỤNG THEO NGHỊ ĐỊNH 123

Trong quá trình hoạt động, nhiều doanh nghiệp và hộ kinh doanh phát sinh nhu cầu ngừng sử dụng hóa đơn giấy mua của cơ quan thuế, đặc biệt khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Việc xử lý không đúng các hóa đơn chưa sử dụng có thể dẫn đến rủi ro về thuế và xử phạt hành chính. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP).

1. Hướng dẫn doanh nghiệp, hộ kinh doanh xử lý hóa đơn mua của cơ quan thuế khi không tiếp tục sử dụng

Theo Điều 25 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và khoản 3 Điều 2 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn mua của cơ quan thuế phải được xử lý trong các trường hợp sau:

Trường hợp phải dừng sử dụng hóa đơn

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải dừng sử dụng hóa đơn chưa dùng khi thuộc một trong các trường hợp:

• Được cơ quan thuế chấp thuận ngừng sử dụng mã số thuế;
• Không còn kinh doanh tại địa điểm đã đăng ký hoặc tự ý ngừng kinh doanh và cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng;
• Chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định và được cơ quan thuế chấp thuận.

Trong trường hợp chuyển sang hóa đơn điện tử, toàn bộ hóa đơn giấy đã mua nhưng chưa sử dụng phải được tiêu hủy trước khi sử dụng hóa đơn điện tử.

2. Thời hạn doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải tiêu hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế

Theo khoản 1 Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP):

• Chậm nhất 30 ngày kể từ ngày doanh nghiệp, hộ kinh doanh thông báo với cơ quan thuế về việc không tiếp tục sử dụng hóa đơn;
• Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (không do cưỡng chế nợ thuế) thì:
  • Thời hạn tiêu hủy chậm nhất 10 ngày kể từ ngày nhận thông báo.

Như vậy, trước khi chính thức sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp và hộ kinh doanh bắt buộc hoàn tất việc tiêu hủy hóa đơn giấy đúng thời hạn.

3. Tiêu hủy hóa đơn của doanh nghiệp, hộ kinh doanh được thực hiện như thế nào?

Theo khoản 2 Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc tiêu hủy hóa đơn được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Lập bảng kiểm kê hóa đơn

Liệt kê chi tiết các hóa đơn cần tiêu hủy, bao gồm:

• Tên hóa đơn;
• Ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn;
• Số lượng hóa đơn (từ số… đến số…).

Bước 2: Thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế: phải thành lập Hội đồng tiêu hủy (gồm lãnh đạo và kế toán);
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh: không bắt buộc thành lập Hội đồng.

Bước 3: Lập biên bản và ký xác nhận

Các thành viên tham gia tiêu hủy phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật.

Bước 4: Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn

• Lập Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn (Mẫu số 02/HUY-HĐG);
• Gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 05 ngày kể từ ngày tiêu hủy.

Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn phải được lưu trữ tại doanh nghiệp, hộ kinh doanh theo quy định.

4. Dịch vụ kế toán – tư vấn xử lý hóa đơn theo Nghị định 123 cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh

Việc ngừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế và chuyển sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 không chỉ là thủ tục hành chính đơn thuần mà còn liên quan trực tiếp đến nghĩa vụ thuế, thời hạn tiêu hủy hóa đơn và rủi ro bị xử phạt nếu thực hiện sai quy định.

DHtaxlaw cung cấp dịch vụ kế toán – tư vấn hóa đơn trọn gói, hỗ trợ doanh nghiệp và hộ kinh doanh:

• Tư vấn quy định xử lý, tiêu hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế theo Nghị định 123;
• Hướng dẫn hồ sơ, thời hạn tiêu hủy hóa đơn đúng quy định pháp luật;
• Hỗ trợ chuyển đổi sang hóa đơn điện tử đúng lộ trình;
• Rà soát rủi ro vi phạm về hóa đơn, hạn chế nguy cơ bị xử phạt thuế;
• Đại diện làm việc, giải trình với cơ quan thuế khi phát sinh vướng mắc.

Liên hệ DHtaxlaw để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ xử lý hóa đơn nhanh chóng, đúng luật, giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh yên tâm trong quá trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử.

Kết luận

Việc xử lý và tiêu hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế khi không tiếp tục sử dụng là nghĩa vụ bắt buộc đối với doanh nghiệp và hộ kinh doanh, đặc biệt trong trường hợp chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Thực hiện đúng thời hạn, trình tự và hồ sơ tiêu hủy theo Nghị định 123 sẽ giúp người nộp thuế tránh rủi ro vi phạm và xử phạt hành chính về hóa đơn.

Để nhận báo giá cụ thể về dịch vụ quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin sau:

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)

Địa chỉ: 80/35 Đường số 3, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Điện thoại: 0911732048

Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty Việt Nam

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty nước ngoài 

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho hộ kinh doanh

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty Việt Nam

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty vốn Nước ngoài