THỦ TỤC THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ CÔNG TY TỪ 01/07/2025

Địa chỉ trụ sở chính là một trong những thông tin quan trọng được ghi nhận trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Khi có sự thay đổi về địa chỉ hoạt động, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo quy định pháp luật.

Từ ngày 01/07/2025, thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính được thực hiện theo các quy định mới tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Đặc biệt, trong một số trường hợp, doanh nghiệp còn phải hoàn tất thủ tục với cơ quan thuế trước khi thực hiện thay đổi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Bài viết dưới đây của DHtaxlaw sẽ hướng dẫn chi tiết hồ sơ, quy trình thực hiện và những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục Thay đổi ERC do thay đổi địa chỉ trụ sở công ty.

1. Quy định về thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, địa chỉ trụ sở chính là nội dung bắt buộc thể hiện trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Do đó, khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày phát sinh thay đổi.

Việc thay đổi địa chỉ công ty không làm ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp đã phát sinh trước đó.

Trường hợp phải thực hiện thủ tục với cơ quan thuế

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:

Nếu việc chuyển địa chỉ trụ sở dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp thì doanh nghiệp phải hoàn thành các thủ tục liên quan đến việc chuyển địa điểm với cơ quan thuế trước khi nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

Đây là quy định quan trọng mà nhiều doanh nghiệp thường bỏ sót khi thực hiện thủ tục chuyển trụ sở công ty.

2. Hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp

Khi thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ doanh nghiệp, hồ sơ cần chuẩn bị gồm:

Hồ sơ cơ bản

• Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
• Nghị quyết hoặc quyết định về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính.

Tùy theo loại hình doanh nghiệp, văn bản quyết định sẽ do:

• Chủ sở hữu công ty ban hành đối với công ty TNHH một thành viên;
• Hội đồng thành viên thông qua đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty hợp danh;
• Đại hội đồng cổ đông thông qua đối với công ty cổ phần.

Hồ sơ trong trường hợp được ủy quyền

Nếu doanh nghiệp không trực tiếp thực hiện thủ tục thì cần bổ sung:

Ủy quyền cho cá nhân

• Văn bản ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp.

Ủy quyền cho tổ chức

• Hợp đồng ủy quyền;
• Giấy giới thiệu hoặc văn bản phân công người trực tiếp thực hiện.

Ủy quyền thông qua đơn vị bưu chính

• Phiếu gửi hồ sơ theo mẫu quy định.

Lưu ý về xác thực điện tử

Người ủy quyền và người được ủy quyền phải thực hiện xác thực điện tử theo quy định.

Trường hợp chưa có tài khoản định danh điện tử, hồ sơ cần bổ sung bản sao giấy tờ tùy thân còn hiệu lực của người ủy quyền.

3. Trình tự thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty

Trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính

Bước 1: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.

Đối với doanh nghiệp trong khu công nghệ cao, hồ sơ được nộp tại Ban quản lý khu công nghệ cao theo thẩm quyền.

Bước 2: Cơ quan đăng ký kinh doanh tiếp nhận hồ sơ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ:

• Cấp giấy biên nhận;
• Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ;
• Trao đổi thông tin với cơ quan thuế trong trường hợp thay đổi địa chỉ làm thay đổi cơ quan thuế quản lý.

Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ khi nhận được thông tin, cơ quan thuế sẽ phản hồi về tình trạng hoàn thành nghĩa vụ liên quan đến việc chuyển địa điểm của doanh nghiệp.

Bước 3: Nhận kết quả

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ:

• Doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới;
• Hoặc nhận thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ nếu chưa đáp ứng quy định.

Trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến

Doanh nghiệp thực hiện theo các bước:

Bước 1: Đăng nhập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 2: Kê khai thông tin, tải hồ sơ điện tử, ký số hoặc ký xác thực.

Bước 3: Thanh toán lệ phí trực tuyến.

Bước 4: Theo dõi kết quả xử lý hồ sơ trên hệ thống.

Trong vòng 03 ngày làm việc, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ phản hồi kết quả hoặc yêu cầu bổ sung hồ sơ nếu cần.

4. Có phải công bố thông tin khi thay đổi địa chỉ công ty không?

Có.

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp phải thực hiện công bố nội dung thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp.

Việc công bố thông tin là nghĩa vụ bắt buộc khi thực hiện thủ tục thay đổi ERC.

5. Lệ phí thay đổi địa chỉ doanh nghiệp

Lệ phí đăng ký doanh nghiệp

• Từ ngày 01/07/2025 đến hết năm 2026: 25.000 đồng/lần;
• Từ năm 2027 trở đi: 50.000 đồng/lần.

Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp

• 100.000 đồng/lần.

Miễn lệ phí

Doanh nghiệp được miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục qua mạng điện tử.

6. Điều kiện để hồ sơ được chấp thuận

Đối với hồ sơ giấy hoặc hồ sơ gửi qua bưu chính:

• Đầy đủ giấy tờ theo quy định;
• Kê khai chính xác thông tin doanh nghiệp;
• Có thông tin liên hệ của người nộp hồ sơ;
• Đã nộp đủ phí và lệ phí.

Đối với hồ sơ trực tuyến:

• Hồ sơ điện tử phải đầy đủ và chính xác như hồ sơ giấy;
• Được ký số hoặc xác thực điện tử hợp lệ;
• Thông tin trên hệ thống phải trùng khớp với hồ sơ đính kèm.

Những việc cần thực hiện sau khi thay đổi địa chỉ công ty

Sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở, doanh nghiệp nên thực hiện:

• Cập nhật thông tin trên hóa đơn điện tử;
• Thông báo với ngân hàng nơi mở tài khoản;
• Điều chỉnh thông tin trên chữ ký số;
• Cập nhật giấy phép con (nếu có);
• Điều chỉnh thông tin với đối tác và khách hàng.

Dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty tại DHtaxlaw

Việc chuyển địa chỉ doanh nghiệp, đặc biệt là trường hợp thay đổi cơ quan thuế quản lý, có thể phát sinh nhiều thủ tục pháp lý và thuế phức tạp.

DHtaxlaw cung cấp dịch vụ hỗ trợ trọn gói:

• Tư vấn quy định pháp luật trước khi chuyển trụ sở;
• Soạn thảo hồ sơ thay đổi ERC;
• Đại diện nộp hồ sơ và làm việc với cơ quan nhà nước;
• Hỗ trợ thủ tục với cơ quan thuế;
• Theo dõi và nhận kết quả thay mặt doanh nghiệp.

Ngoài ra, DHtaxlaw còn cung cấp các dịch vụ:

• Dịch vụ thành lập công ty tại TPHCM;
• Dịch vụ thành lập doanh nghiệp;
• Đăng ký doanh nghiệp trọn gói;
• Thay đổi Giấy phép kinh doanh;
• Thay đổi người đại diện pháp luật;
• Chuyển đổi loại hình doanh nghiệp;
• Dịch vụ kế toán và tư vấn thuế doanh nghiệp.

Liên hệ DHtaxlaw để được hỗ trợ thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty nhanh chóng, đúng quy định và tiết kiệm thời gian.

Liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của DHtaxlaw – Chúng tôi luôn đồng hành cùng bạn trong mọi quyết định tài chính và pháp lý.

Để nhận báo giá cụ thể về dịch vụ quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin sau:

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)

Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, Số 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Điện thoại: 0911732048

Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ xin Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty vốn nước ngoài

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty Việt Nam

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập hộ kinh doanh