THỦ TỤC THAY ĐỔI NGƯỜI ĐẠI DIỆN PHÁP LUẬT TỪ 01/07/2025

Người đại diện theo pháp luật giữ vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý, điều hành và đại diện cho doanh nghiệp trong các giao dịch dân sự, thương mại cũng như quan hệ với cơ quan nhà nước.

Khi doanh nghiệp có sự thay đổi về người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo quy định pháp luật. Từ ngày 01/07/2025, thủ tục này được thực hiện theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP với nhiều quy định mới về hồ sơ và xác thực điện tử.

Trong bài viết dưới đây, DHtaxlaw sẽ hướng dẫn chi tiết hồ sơ, trình tự thực hiện và các lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục Thay đổi ERC do thay đổi người đại diện pháp luật.

1. Người đại diện theo pháp luật là gì?

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ hoạt động kinh doanh.

Người đại diện theo pháp luật có quyền:

• Ký kết hợp đồng, giao dịch nhân danh doanh nghiệp;
• Đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan nhà nước;
• Đại diện doanh nghiệp trước Tòa án, Trọng tài;
• Thực hiện các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật và điều lệ công ty.

Thông tin người đại diện theo pháp luật được ghi nhận trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Vì vậy, khi thay đổi người đại diện, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi theo quy định.

2. Ai có thẩm quyền ký hồ sơ thay đổi người đại diện pháp luật?

Tùy từng loại hình doanh nghiệp, người ký hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật có thể là:

Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn

• Chủ tịch Hội đồng thành viên;
• Chủ tịch công ty.

Trường hợp người giữ chức danh này đồng thời là người đại diện theo pháp luật cũ thì người ký hồ sơ sẽ là người mới được bổ nhiệm hoặc bầu giữ chức vụ tương ứng.

Đối với công ty cổ phần

• Chủ tịch Hội đồng quản trị;
• Trường hợp Chủ tịch Hội đồng quản trị đồng thời là người đại diện theo pháp luật thì Chủ tịch Hội đồng quản trị mới được bầu sẽ ký hồ sơ.

Trường hợp đặc biệt

Trong một số trường hợp như:

• Người đại diện bị tạm giam;
• Đang chấp hành hình phạt tù;
• Mất tích;
• Mất năng lực hành vi dân sự;
• Bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ;

Thì người có thẩm quyền được Luật Doanh nghiệp quy định sẽ thực hiện việc ký hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật.

3. Hồ sơ thay đổi người đại diện pháp luật từ ngày 01/07/2025

Hồ sơ cơ bản

Doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật;
• Nghị quyết hoặc quyết định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.

Tùy từng loại hình doanh nghiệp, nghị quyết hoặc quyết định sẽ do:

• Chủ sở hữu công ty ban hành đối với công ty TNHH một thành viên;
• Hội đồng thành viên thông qua đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên;
• Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị thông qua đối với công ty cổ phần theo từng trường hợp cụ thể.

Trường hợp đặc biệt đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên

Nếu người đại diện theo pháp luật là thành viên công ty thuộc các trường hợp như:

• Chết hoặc mất tích;
• Đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự;
• Đang chấp hành án phạt tù;
• Bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự;

Thì hồ sơ được thay thế bằng các tài liệu chứng minh tình trạng pháp lý của người đại diện theo pháp luật hiện tại theo quy định.

4. Hồ sơ ủy quyền thực hiện thủ tục

Nếu doanh nghiệp không trực tiếp thực hiện thủ tục thì cần chuẩn bị thêm:

Ủy quyền cho cá nhân

• Văn bản ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp.

Ủy quyền cho tổ chức

• Hợp đồng ủy quyền;
• Giấy giới thiệu hoặc văn bản phân công nhân sự thực hiện hồ sơ.

Ủy quyền thông qua đơn vị bưu chính

• Phiếu gửi hồ sơ theo mẫu quy định.

Lưu ý về xác thực điện tử

Người ủy quyền và người được ủy quyền phải thực hiện xác thực điện tử khi nộp hồ sơ.

Nếu chưa có tài khoản định danh điện tử, hồ sơ phải bổ sung bản sao giấy tờ tùy thân còn hiệu lực theo quy định.

5. Trình tự thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện pháp luật

Trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua bưu điện

Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ

Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính.

Bước 2: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Cơ quan đăng ký kinh doanh tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.

Bước 3: Nhận kết quả

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ:

• Cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới;
• Hoặc thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

Trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến

Doanh nghiệp thực hiện các bước:

Bước 1: Đăng nhập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 2: Kê khai thông tin và tải hồ sơ điện tử.

Bước 3: Ký số hoặc xác thực điện tử và nộp lệ phí.

Bước 4: Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ trên hệ thống.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ phản hồi kết quả xử lý hồ sơ.

6. Có phải công bố thông tin sau khi thay đổi người đại diện pháp luật không?

Có.

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp phải thực hiện công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Đây là nghĩa vụ bắt buộc khi thực hiện thủ tục thay đổi ERC.

7.. Lệ phí thay đổi người đại diện pháp luật

Lệ phí đăng ký doanh nghiệp

• Từ ngày 01/07/2025 đến hết năm 2026: 25.000 đồng/lần;
• Từ năm 2027 trở đi: 50.000 đồng/lần.

Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp

• 100.000 đồng/lần.

Trường hợp được miễn lệ phí

Doanh nghiệp đăng ký qua mạng điện tử được miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy định hiện hành.

Điều kiện để hồ sơ được chấp thuận

Hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật phải đáp ứng:

• Đầy đủ thành phần hồ sơ theo quy định;
• Kê khai chính xác thông tin cá nhân của người đại diện mới;
• Có đầy đủ thông tin liên hệ của người nộp hồ sơ;
• Nộp đủ phí và lệ phí theo quy định.

Đối với hồ sơ trực tuyến:

• Hồ sơ điện tử phải đầy đủ như hồ sơ giấy;
• Được ký số hoặc xác thực điện tử hợp lệ;
• Thông tin trên hệ thống phải thống nhất với tài liệu đính kèm.

Những việc doanh nghiệp cần thực hiện sau khi thay đổi người đại diện pháp luật

Sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi người đại diện, doanh nghiệp nên tiếp tục cập nhật thông tin tại:

• Ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản;
• Cơ quan thuế (nếu phát sinh yêu cầu cập nhật);
• Nhà cung cấp chữ ký số;
• Hệ thống hóa đơn điện tử;
• Các giấy phép con và giấy phép chuyên ngành;
• Hợp đồng, hồ sơ giao dịch với đối tác và khách hàng.

Việc cập nhật kịp thời giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý trong quá trình hoạt động. 

Dịch vụ thay đổi người đại diện pháp luật tại DHtaxlaw

Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật đòi hỏi hồ sơ chính xác và thực hiện đúng quy trình pháp lý. Sai sót trong hồ sơ có thể dẫn đến việc bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung hoặc kéo dài thời gian xử lý.

DHtaxlaw cung cấp dịch vụ hỗ trợ trọn gói bao gồm:

• Tư vấn điều kiện và quy trình thay đổi người đại diện pháp luật;
• Soạn thảo hồ sơ thay đổi ERC;
• Đại diện doanh nghiệp nộp hồ sơ và làm việc với cơ quan nhà nước;
• Hỗ trợ công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp;
• Theo dõi và bàn giao kết quả tận nơi.

Ngoài ra, DHtaxlaw còn cung cấp:

• Dịch vụ thành lập công ty tại TPHCM;
• Dịch vụ thành lập doanh nghiệp;
• Đăng ký doanh nghiệp trọn gói;
• Thay đổi Giấy phép kinh doanh;
• Thay đổi địa chỉ trụ sở doanh nghiệp;
• Thay đổi tên doanh nghiệp;
• Chuyển đổi loại hình doanh nghiệp;
• Dịch vụ kế toán và tư vấn thuế doanh nghiệp.

Liên hệ DHtaxlaw để được hỗ trợ thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện pháp luật nhanh chóng, đúng quy định và tiết kiệm thời gian.

Liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của DHtaxlaw – Chúng tôi luôn đồng hành cùng bạn trong mọi quyết định tài chính và pháp lý.

Để nhận báo giá cụ thể về dịch vụ quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin sau:

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)

Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, Số 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Điện thoại: 0911732048

Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ xin Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty vốn nước ngoài

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty Việt Nam

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập hộ kinh doanh