THÀNH LẬP CÔNG TY VIỆT NAM
Bạn đang có ý tưởng kinh doanh nhưng chưa biết cách thành lập công ty và bối rối trước những thủ tục hành chính phức tạp? Đừng lo, DHtaxlaw sẽ là người bạn đồng hành đáng tin cậy trong hành trình khởi nghiệp của bạn.
Công ước Apostille là cách gọi phổ biến của Công ước La Hay ngày 05/10/1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài (The Hague Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents).
Công ước được xây dựng nhằm đơn giản hóa thủ tục sử dụng giấy tờ công được cấp tại một quốc gia để sử dụng tại quốc gia khác. Thay vì phải thực hiện quy trình hợp pháp hóa lãnh sự qua nhiều cơ quan, giấy tờ công thuộc phạm vi Công ước chỉ cần được cấp chứng nhận Apostille bởi cơ quan có thẩm quyền của nước nơi giấy tờ được ban hành.
Việt Nam đã gia nhập Công ước Apostille ngày 31/12/2025 và Công ước chính thức có hiệu lực đối với Việt Nam từ 11/9/2026. Từ thời điểm này, giấy tờ công giữa Việt Nam và các quốc gia thành viên có quan hệ áp dụng Công ước có thể sử dụng cơ chế Apostille thay cho thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống.
1. Công ước Apostille có mục đích gì?
Trước khi cơ chế Apostille được áp dụng, giấy tờ công do một quốc gia cấp để sử dụng tại quốc gia khác thường phải trải qua thủ tục chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự và các bước liên quan trước khi được cơ quan có thẩm quyền của nước tiếp nhận sử dụng.
Quy trình này có thể làm phát sinh thêm thời gian, chi phí và thủ tục hành chính cho cá nhân, doanh nghiệp.
Công ước Apostille tạo ra cơ chế đơn giản hơn. Theo đó, trong quan hệ giữa các quốc gia mà Công ước có hiệu lực, giấy tờ công chỉ cần được cấp một chứng nhận Apostille tại quốc gia nơi giấy tờ được ban hành.
Nhờ đó, việc lưu thông giấy tờ công qua biên giới được thuận tiện hơn, đặc biệt đối với các nhu cầu như:
2. Việt Nam gia nhập Công ước Apostille từ khi nào?
Việt Nam đã hoàn tất việc gia nhập Công ước Apostille vào ngày 31/12/2025. Công ước có hiệu lực đối với Việt Nam từ ngày 11/9/2026.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc Việt Nam gia nhập Công ước không đồng nghĩa cơ chế Apostille được áp dụng ngay với mọi quốc gia thành viên.
Việc áp dụng trên thực tế phụ thuộc vào quan hệ giữa Việt Nam và từng quốc gia thành viên. Theo thông tin công bố của Bộ Ngoại giao Việt Nam, hiện có một số quốc gia đã phản đối việc Việt Nam gia nhập Công ước, trong đó có Đức, Áo và Cộng hòa Séc. Vì vậy, quan hệ Apostille giữa Việt Nam và các nước này chưa được áp dụng.
Ngoài ra, Bộ Ngoại giao cũng xác định Thái Lan chưa có quan hệ áp dụng với Việt Nam cho đến trước ngày 28/02/2027.
Do đó, trước khi lựa chọn Apostille hay hợp pháp hóa lãnh sự, cá nhân và doanh nghiệp cần kiểm tra:
3. Apostille xác nhận những nội dung gì?
Apostille không xác nhận nội dung của giấy tờ.
Chứng nhận này chủ yếu xác nhận:
Vì vậy, có Apostille không đồng nghĩa với việc cơ quan cấp Apostille xác nhận mọi thông tin được ghi trong tài liệu là đúng về mặt nội dung.
Đây là điểm cần đặc biệt lưu ý khi doanh nghiệp sử dụng giấy tờ nước ngoài trong các thủ tục đầu tư, đăng ký doanh nghiệp hoặc giao dịch tại Việt Nam.
4. Những loại giấy tờ nào có thể thuộc phạm vi Công ước Apostille?
Công ước Apostille được áp dụng đối với giấy tờ công được lập tại một quốc gia thành viên và được sử dụng tại một quốc gia thành viên khác trong quan hệ mà Công ước có hiệu lực.
Giấy tờ công có thể bao gồm các nhóm như:
Tuy nhiên, không nên hiểu rằng mọi tài liệu có dấu xác nhận đều mặc nhiên được cấp Apostille. Việc một tài liệu có phải là giấy tờ công hay không phải được xác định theo quy định của nước nơi tài liệu được ban hành.
5. Những giấy tờ nào không thuộc phạm vi Apostille?
Công ước có những trường hợp loại trừ nhất định.
Theo thông tin hướng dẫn triển khai tại Việt Nam, hợp pháp hóa lãnh sự vẫn được áp dụng đối với:
Danh sách quan hệ áp dụng có thể thay đổi theo thời gian, vì vậy doanh nghiệp không nên chỉ căn cứ vào việc một quốc gia có phải thành viên Công ước hay không.
6. Từ 11/9/2026, giấy tờ nước ngoài dùng tại Việt Nam có còn phải hợp pháp hóa lãnh sự không?
Không phải trong mọi trường hợp.
Từ ngày 11/9/2026, đối với giấy tờ công được cấp tại quốc gia thành viên có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam và thuộc phạm vi điều chỉnh của Công ước, Apostille được sử dụng thay cho hợp pháp hóa lãnh sự.
Có thể khái quát như sau:
Trường hợp | Cách xử lý |
Giấy tờ công của quốc gia có quan hệ Apostille với Việt Nam | Có thể sử dụng Apostille thay hợp pháp hóa lãnh sự |
Giấy tờ của quốc gia chưa có quan hệ áp dụng với Việt Nam | Tiếp tục thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự |
Giấy tờ thuộc trường hợp loại trừ của Công ước | Tiếp tục áp dụng quy trình phù hợp theo pháp luật |
Giấy tờ đã được hợp pháp hóa lãnh sự trước 11/9/2026 | Tiếp tục có giá trị sử dụng, không phải làm lại theo hình thức Apostille |
Bộ Ngoại giao Việt Nam cũng đã xác nhận các giấy tờ được hợp pháp hóa lãnh sự trước ngày 11/9/2026 tiếp tục có giá trị sử dụng tại Việt Nam.
7. Apostille có thay thế việc dịch thuật, công chứng không?
Không.
Apostille chỉ giải quyết vấn đề chứng nhận về chữ ký, chức danh, thẩm quyền và con dấu của giấy tờ công. Apostille không thay thế yêu cầu về dịch thuật tiếng Việt, công chứng hoặc chứng thực bản dịch nếu pháp luật Việt Nam hoặc cơ quan tiếp nhận yêu cầu.
Do đó, đối với giấy tờ nước ngoài sử dụng tại Việt Nam, doanh nghiệp cần xem xét đồng thời:
Giấy tờ gốc → Apostille/hợp pháp hóa lãnh sự → dịch tiếng Việt → công chứng/chứng thực bản dịch → nộp cơ quan có thẩm quyền.
Tùy từng loại hồ sơ và thủ tục cụ thể, thành phần giấy tờ có thể khác nhau.
8. Công ước Apostille có ý nghĩa gì đối với doanh nghiệp có vốn nước ngoài?
Việc áp dụng Apostille có thể tạo thuận lợi đáng kể cho doanh nghiệp sử dụng hồ sơ do công ty mẹ, nhà đầu tư hoặc cơ quan nước ngoài cấp.
Đặc biệt, trong thủ tục thành lập công ty vốn nước ngoài 2026, nhà đầu tư thường phải chuẩn bị một số giấy tờ được cấp tại nước ngoài.
Một số nhóm tài liệu có thể phát sinh trong hồ sơ gồm:
Việc xác định đúng cơ chế Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự ngay từ đầu giúp hạn chế tình trạng hồ sơ phải bổ sung hoặc thực hiện lại thủ tục chứng nhận giấy tờ.
9. Apostille và hồ sơ xin IRC, ERC của nhà đầu tư nước ngoài
Đối với nhà đầu tư nước ngoài, giấy tờ được cấp ở nước ngoài có thể xuất hiện ngay từ giai đoạn chuẩn bị hồ sơ đầu tư.
Chẳng hạn, khi thực hiện dịch vụ xin IRC, doanh nghiệp cần kiểm tra tính hợp lệ của các tài liệu nước ngoài trước khi đưa vào hồ sơ.
Sau khi hoàn tất thủ tục đầu tư, nhà đầu tư có thể tiếp tục thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp để được cấp ERC công ty vốn nước ngoài.
Trong quá trình này, việc chuẩn bị hồ sơ cần được thực hiện đồng bộ giữa:
Giấy tờ nhà đầu tư → chứng nhận Apostille/hợp pháp hóa lãnh sự → dịch thuật → hồ sơ IRC → hồ sơ ERC.
Nếu hồ sơ được chuẩn bị không thống nhất về tên doanh nghiệp, tên nhà đầu tư, địa chỉ, người đại diện hoặc thông tin pháp lý, việc xử lý hồ sơ có thể phát sinh yêu cầu giải trình hoặc bổ sung.
10. Apostille có liên quan đến góp vốn và tài khoản vốn đầu tư trực tiếp không?
Apostille chủ yếu liên quan đến giá trị chứng nhận của giấy tờ công, nhưng trên thực tế có thể ảnh hưởng đến quá trình chuẩn bị hồ sơ cho hoạt động đầu tư.
Sau khi dự án được cấp phép và doanh nghiệp đi vào hoạt động, nhà đầu tư nước ngoài có thể phải thực hiện các thủ tục liên quan đến:
Trong những trường hợp phải sử dụng giấy tờ do tổ chức hoặc cơ quan nước ngoài cấp, doanh nghiệp cần xác định trước tài liệu đó có thuộc phạm vi Apostille hay vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự.
11. Apostille có áp dụng khi điều chỉnh IRC hoặc báo cáo dự án đầu tư nước ngoài không?
Không phải mọi thủ tục sau khi thành lập doanh nghiệp đều phát sinh giấy tờ nước ngoài.
Tuy nhiên, khi nhà đầu tư thực hiện điều chỉnh IRC, thay đổi nhà đầu tư, chuyển nhượng dự án, thay đổi thông tin của tổ chức nước ngoài hoặc bổ sung các tài liệu do cơ quan nước ngoài cấp, vấn đề chứng nhận giấy tờ có thể tiếp tục xuất hiện.
Tương tự, trong quá trình thực hiện báo cáo dự án đầu tư nước ngoài, doanh nghiệp cần lưu trữ và quản lý thống nhất hồ sơ pháp lý của nhà đầu tư, dự án và doanh nghiệp.
Vì vậy, doanh nghiệp nên xác định từ đầu:
12. Những quốc gia hiện chưa có quan hệ Apostille với Việt Nam
Việc kiểm tra quan hệ áp dụng giữa Việt Nam và quốc gia cấp giấy tờ là bước rất quan trọng.
Theo thông tin được Bộ Ngoại giao Việt Nam công bố khi Công ước có hiệu lực, các trường hợp chưa có quan hệ áp dụng với Việt Nam bao gồm:
Danh sách và quan hệ áp dụng có thể thay đổi, do đó khi thực hiện hồ sơ thực tế cần kiểm tra thông tin cập nhật tại thời điểm nộp hồ sơ.
13. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi sử dụng giấy tờ Apostille?
Để hạn chế việc hồ sơ bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung, doanh nghiệp nên kiểm tra các vấn đề sau:
Thứ nhất, kiểm tra quốc gia cấp giấy tờ
Không chỉ xác định quốc gia đó có tham gia Công ước hay không mà cần kiểm tra quan hệ áp dụng cụ thể với Việt Nam.
Thứ hai, xác định đúng loại giấy tờ
Apostille chỉ áp dụng cho giấy tờ thuộc phạm vi Công ước. Không phải tất cả tài liệu thương mại, hợp đồng hoặc giấy tờ tư đều có thể sử dụng Apostille theo cách giống nhau.
Thứ ba, kiểm tra cơ quan cấp Apostille
Apostille phải được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của quốc gia nơi giấy tờ được ban hành.
Thứ tư, không bỏ qua yêu cầu dịch thuật
Giấy tờ bằng tiếng nước ngoài vẫn có thể phải được dịch sang tiếng Việt và thực hiện công chứng hoặc chứng thực bản dịch theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.
Thứ năm, kiểm tra yêu cầu riêng của thủ tục
Một hồ sơ đầu tư, doanh nghiệp, ngân hàng, lao động hoặc cư trú có thể có yêu cầu chuyên ngành riêng. Vì vậy, việc giấy tờ đã có Apostille không đồng nghĩa toàn bộ hồ sơ đã đáp ứng mọi điều kiện pháp lý.
14. DHtaxlaw hỗ trợ hồ sơ có giấy tờ nước ngoài như thế nào?
Đối với nhà đầu tư nước ngoài, việc xác định đúng hình thức chứng nhận giấy tờ ngay từ giai đoạn đầu có thể giúp hạn chế thời gian chuẩn bị hồ sơ.
DHtaxlaw cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ hồ sơ cho nhà đầu tư nước ngoài, bao gồm:
Việc rà soát được thực hiện dựa trên quốc gia cấp giấy tờ, loại tài liệu, mục đích sử dụng và cơ quan tiếp nhận hồ sơ, từ đó xác định phương thức chứng nhận phù hợp.
Kết luận
Công ước Apostille đánh dấu một thay đổi quan trọng trong việc sử dụng giấy tờ công xuyên biên giới tại Việt Nam. Từ ngày 11/9/2026, đối với giấy tờ công thuộc phạm vi Công ước và được cấp tại quốc gia có quan hệ áp dụng với Việt Nam, chứng nhận Apostille có thể thay thế thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống.
Đối với doanh nghiệp và nhà đầu tư nước ngoài, thay đổi này đặc biệt đáng lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ đầu tư, thành lập doanh nghiệp, xin IRC, đăng ký ERC, góp vốn và thực hiện các thủ tục thay đổi dự án sau này.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần kiểm tra từng quốc gia, từng loại giấy tờ và từng thủ tục cụ thể thay vì mặc nhiên áp dụng Apostille cho mọi hồ sơ. Việc xác định đúng phương thức chứng nhận ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế phát sinh yêu cầu bổ sung và tiết kiệm thời gian xử lý hồ sơ.
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)
Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, Số 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Điện thoại: 0911732048
Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn
>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ xin Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư
>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty vốn nước ngoài
>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty Việt Nam
>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập hộ kinh doanh
