DOANH NGHIỆP MUA HÀNG TỪ 05 TRIỆU TRỞ LÊN ĐẾN THỜI ĐIỂM GHI NHẬN CHI PHÍ MÀ CHƯA THANH TOÁN THÌ PHẢI CÓ HỢP ĐỒNG

Giới thiệu

Từ ngày 15/12/2025, một thay đổi quan trọng trong quy định về thuế đã tác động trực tiếp đến cách doanh nghiệp ghi nhận chi phí. Theo đó, đối với các khoản mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên nhưng chưa thanh toán tại thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp bắt buộc phải có hợp đồng hoặc tài liệu tương đương.

Đây là quy định mang tính “then chốt”, ảnh hưởng đồng thời đến chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Nếu thiếu hợp đồng, rủi ro bị loại chi phí là rất cao.

Cùng DHtaxlaw tìm hiểu rõ hơn về vấn đề này thông qua bài viết sau nhé!

1. Cơ sở pháp lý

– Nghị định 181/2025/NĐ-CP hướng dẫn một số điều của Luật Thuế GTGT
– Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 (ban hành ngày 14/06/2025)
– Nghị định 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế TNDN
– Thông tư 20/2026/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 320/2025/NĐ-CP

2. Nguyên tắc chung về chi phí được trừ

Căn cứ điểm c khoản 1 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025:

“Điều 9. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

1. Trừ các khoản chi quy định tại khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:
   […]
   c) Các khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật, trừ các trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ.
   […]” 

Tức là: Muốn được tính chi phí hợp lý thì phải có hóa đơn hợp lệ và thanh toán không dùng tiền mặt (với giao dịch đủ điều kiện).

3. Điểm mới 2026: Chưa thanh toán thì bắt buộc phải có hợp đồng
Căn cứ điểm c khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC:

“Điều 3. Hồ sơ của khoản chi được tính vào chi phí được trừ quy định tại điểm b và điểm c khoản 1 Điều 9 của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp
[…]
13. Hồ sơ của một số khoản chi theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 9 của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp được quy định như sau:
c) Đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên nếu đến thời điểm ghi nhận chi phí mà doanh nghiệp chưa thanh toán thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế trong trường hợp có hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ, biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ và khi thanh toán doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt“

Tóm lại:

Nếu doanh nghiệp:

• Mua hàng hóa, dịch vụ từ 5 triệu đồng trở lên
• Chưa thanh toán tại thời điểm ghi nhận chi phí 

Thì bắt buộc phải có:

• Hợp đồng mua bán hoặc thỏa thuận tương đương
• Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (khi thanh toán sau này)

Nếu thiếu hợp đồng thì doanh nghiệp có nguy cơ cao bị loại chi phí khi quyết toán thuế.

4. Quy định về thanh toán không dùng tiền mặt

Căn cứ điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP:

“Điều 9. Các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
[…]
c) Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên…”

5. Liên quan đến khấu trừ thuế GTGT đầu vào

Căn cứ điểm g khoản 2 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP:

“[…]
g) Đối với hàng hóa, dịch vụ mua trả chậm, trả góp có giá trị hàng hóa, dịch vụ mua từ 05 triệu đồng trở lên, cơ sở kinh doanh căn cứ vào hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ bằng văn bản, hóa đơn giá trị gia tăng và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt… để khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào…”

Điểm cần lưu ý:

• Được khấu trừ thuế GTGT ngay cả khi chưa thanh toán
• Nhưng bắt buộc phải có hợp đồng 
• Đến hạn mà không thanh toán chuyển khoản → phải điều chỉnh giảm thuế

6. Dịch vụ kế toán, báo cáo thuế cho hộ kinh doanh, doanh nghiệp từ DHtaxlaw

Dịch vụ kế toán hộ kinh doanh, doanh nghiệp trọn gói tại DHtaxlaw sẽ giúp bạn yên tâm tuân thủ pháp luật, hạn chế rủi ro và tiết kiệm tối đa thời gian vận hành.

• Cung cấp gói dịch vụ linh hoạt theo quy mô và nhu cầu thực tế.
• Thực hiện kê khai thuế GTGT, thuế TNCN theo tháng/quý, đúng hạn, đúng quy định.
• Chủ động thông báo số thuế phải nộp khi phát sinh, tránh tình trạng nộp chậm, bị xử phạt.
• Hỗ trợ quản lý và xử lý hóa đơn thuế: xuất hóa đơn, kiểm tra sai sót, tư vấn sử dụng hóa đơn hợp lệ.
• Quản lý bảng lương, BHXH theo số lượng nhân sự phù hợp từng gói dịch vụ.
• Tư vấn, giải đáp chuyên môn về thuế, hóa đơn chứng từ, lao động – tiền lương, BHXH theo pháp luật hiện hành (tùy gói).
• Ghi nhận, tổng hợp sổ sách kế toán, giúp hộ kinh doanh, doanh nghiệp kiểm soát tài chính rõ ràng.
• Đại diện làm việc với cơ quan Thuế, BHXH (gói VIP), giảm áp lực và rủi ro pháp lý cho chủ hộ.

Kết luận

Từ ngày 15/12/2025, quy định đã được làm rõ theo hướng siết chặt hồ sơ chi phí: Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ từ 5 triệu đồng trở lên mà đến thời điểm ghi nhận chi phí chưa thanh toán thì bắt buộc phải có hợp đồng.

Đây là điều kiện bắt buộc để:

• Được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN 
• Được khấu trừ thuế GTGT đầu vào đúng quy định 

Nếu thiếu hợp đồng trong trường hợp này, khoản chi có thể bị loại khi quyết toán thuế, đồng thời kéo theo rủi ro phải điều chỉnh thuế GTGT đã khấu trừ.

Để nhận báo giá cụ thể về dịch vụ quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin sau:

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)

Địa chỉ: 80/35 Đường số 3, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Điện thoại: 0911732048

Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty Việt Nam

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty nước ngoài 

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho hộ kinh doanh

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ giải thể công ty