HƯỚNG DẪN DOANH NGHIỆP NHỎ THỰC HIỆN ĐÚNG QUY ĐỊNH LAO ĐỘNG VÀ BHXH

Sau khi hoàn tất Dịch vụ thành lập công ty tại TPHCM, Đăng ký doanh nghiệp trọn gói và được cấp Giấy phép kinh doanh, nhiều doanh nghiệp nhỏ thường tập trung vào hoạt động kinh doanh mà chưa chú trọng đầy đủ đến các quy định về lao động và bảo hiểm xã hội (BHXH). Tuy nhiên, đây là những nghĩa vụ pháp lý bắt buộc, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động cũng như trách nhiệm của doanh nghiệp.

Việc thực hiện đúng quy định về hợp đồng lao động, tiền lương, BHXH, bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các khoản xử phạt hành chính mà còn góp phần xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, ổn định và phát triển bền vững.

Trong bài viết dưới đây, DHtaxlaw sẽ tổng hợp những quy định quan trọng mà doanh nghiệp nhỏ cần lưu ý khi sử dụng lao động theo quy định pháp luật hiện hành.

1. Doanh nghiệp cần xác định đúng quan hệ lao động và ký hợp đồng lao động 

Theo Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động là sự thỏa thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động về việc làm có trả lương, điều kiện làm việc cũng như quyền và nghĩa vụ của các bên.

Doanh nghiệp cần lưu ý một số nội dung sau:

• Ký hợp đồng lao động bằng văn bản hoặc thông qua phương tiện điện tử theo quy định. 
• Áp dụng đúng loại hợp đồng lao động gồm: 
  • Hợp đồng lao động không xác định thời hạn. 
  • Hợp đồng lao động xác định thời hạn (tối đa 36 tháng). 
• Nội dung hợp đồng phải thể hiện đầy đủ: 
  • Công việc phải thực hiện; 
  • Địa điểm làm việc; 
  • Tiền lương và phụ cấp; 
  • Thời giờ làm việc, nghỉ ngơi; 
  • Quyền và nghĩa vụ của các bên; 
  • Quy định về BHXH, BHYT và BHTN; 
  • Thời gian thử việc (nếu có). 

Ví dụ thực tế

Một cửa hàng bán lẻ tuyển nhân viên bán hàng làm việc toàn thời gian với mức lương 7 triệu đồng/tháng. Dù doanh nghiệp có quy mô nhỏ, vẫn phải ký hợp đồng lao động đúng quy định và tham gia BHXH nếu thuộc đối tượng bắt buộc.

Việc chỉ thỏa thuận bằng lời nói hoặc sử dụng "hợp đồng cộng tác viên" nhưng bản chất là quan hệ lao động có trả lương, chịu sự quản lý của doanh nghiệp thì vẫn có thể bị xác định là quan hệ lao động theo quy định của pháp luật.

2. Nghĩa vụ tham gia BHXH, BHYT và BHTN bắt buộc 

Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và các văn bản hướng dẫn, doanh nghiệp sử dụng người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đóng bảo hiểm.

Đối tượng tham gia

Bao gồm:

• Người lao động ký hợp đồng lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc;  
• Người quản lý doanh nghiệp thuộc đối tượng tham gia theo quy định. 

Quy định này áp dụng cho mọi doanh nghiệp, không phân biệt quy mô lớn hay nhỏ.

Tỷ lệ đóng bảo hiểm

Hiện nay tổng mức đóng các loại bảo hiểm là khoảng 32% tiền lương tháng làm căn cứ đóng, trong đó:

Doanh nghiệp đóng khoảng 21,5%

Bao gồm:

• Quỹ hưu trí và tử tuất; 
• Quỹ ốm đau, thai sản; 
• Quỹ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; 
• BHYT; 
• BHTN. 

Người lao động đóng khoảng 10,5%

Bao gồm:

• Quỹ hưu trí; 
• BHYT; 
• BHTN. 

Tiền lương làm căn cứ đóng được xác định theo hợp đồng lao động cùng các khoản phụ cấp theo quy định và không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng.

3. Thời hạn đăng ký và đóng BHXH

Sau khi tuyển dụng người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc, doanh nghiệp cần thực hiện:

• Đăng ký tham gia BHXH đúng thời hạn theo quy định; 
• Kê khai thông tin người lao động đầy đủ; 
• Đóng BHXH hàng tháng đúng thời gian quy định. 

Hiện nay, doanh nghiệp có thể thực hiện toàn bộ thủ tục thông qua hệ thống giao dịch điện tử của cơ quan BHXH hoặc các phần mềm kê khai bảo hiểm, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.

4. Những quy định lao động khác doanh nghiệp nhỏ cần tuân thủ

Ngoài hợp đồng lao động và BHXH, doanh nghiệp còn phải thực hiện đầy đủ các quy định khác của pháp luật lao động.

Thời giờ làm việc

Theo Bộ luật Lao động:

• Không quá 08 giờ/ngày; 
• Không quá 48 giờ/tuần (trừ trường hợp áp dụng thời giờ làm việc khác theo quy định). 

Nếu làm thêm giờ phải:

• Có sự đồng ý của người lao động; 
• Thanh toán tiền lương làm thêm theo đúng mức quy định. 

Tiền lương tối thiểu

Doanh nghiệp phải trả lương không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định.

Ngoài ra cần xây dựng:

• Thang bảng lương; 
• Quy chế trả lương; 
• Chính sách thưởng phù hợp với quy định của pháp luật. 

An toàn, vệ sinh lao động

Doanh nghiệp cần:

• Trang bị phương tiện bảo hộ lao động nếu công việc có yếu tố nguy hiểm;  
• Tổ chức khám sức khỏe định kỳ; 
• Bảo đảm môi trường làm việc an toàn; 
• Quan tâm đến lao động nữ và lao động chưa thành niên theo quy định riêng. 

Nghỉ phép và chế độ thai sản

Người lao động được hưởng đầy đủ các quyền lợi như:

• Nghỉ hằng năm; 
• Nghỉ lễ, Tết; 
• Nghỉ việc riêng theo quy định; 
• Chế độ thai sản; 
• Chế độ ốm đau; 
• Chế độ tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp nếu đủ điều kiện. 

5. Những rủi ro doanh nghiệp nhỏ thường gặp

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp nhỏ thường mắc các sai sót như:

• Không ký hợp đồng lao động đúng quy định; 
• Chậm đăng ký BHXH cho người lao động; 
• Không tham gia BHXH bắt buộc; 
• Kê khai tiền lương đóng BHXH không đúng thực tế; 
• Không xây dựng hồ sơ lao động đầy đủ; 
• Không lưu trữ hồ sơ nhân sự theo quy định. 

Những vi phạm này có thể dẫn đến:

• Bị xử phạt vi phạm hành chính; 
• Truy thu tiền BHXH; 
• Phải nộp tiền chậm đóng; 
• Phát sinh tranh chấp lao động; 
• Ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động của doanh nghiệp.

6. Doanh nghiệp nhỏ cần làm gì để tuân thủ đúng quy định?

Để hạn chế rủi ro pháp lý, doanh nghiệp nên:

• Ký hợp đồng lao động đúng quy định ngay từ khi tuyển dụng. 
• Đăng ký tham gia BHXH đầy đủ cho người lao động thuộc diện bắt buộc.  
• Theo dõi thời hạn đóng BHXH hằng tháng. 
• Rà soát hồ sơ nhân sự định kỳ. 
• Ban hành nội quy lao động và quy chế làm việc phù hợp. 
• Cập nhật thường xuyên các quy định mới về lao động và bảo hiểm xã hội.  
• Tham khảo ý kiến của đơn vị tư vấn pháp lý khi phát sinh các vấn đề về nhân sự.

7. Dịch vụ tư vấn lao động và BHXH tại DHtaxlaw

Bên cạnh Dịch vụ thành lập doanh nghiệp, Đăng ký doanh nghiệp trọn gói, Giấy phép kinh doanh và Thay đổi ERC, DHtaxlaw còn cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý lao động và bảo hiểm xã hội dành cho doanh nghiệp ở mọi quy mô.

Dịch vụ của DHtaxlaw bao gồm:

• Tư vấn pháp luật lao động cho doanh nghiệp. 
• Soạn thảo và rà soát hợp đồng lao động. 
• Xây dựng nội quy lao động, quy chế nhân sự. 
• Tư vấn tham gia BHXH, BHYT và BHTN. 
• Hỗ trợ đăng ký, điều chỉnh hồ sơ BHXH. 
• Tư vấn xử lý kỷ luật lao động. 
• Hỗ trợ giải quyết tranh chấp lao động. 
• Tư vấn chấm dứt hợp đồng lao động đúng quy định. 
• Làm việc với cơ quan BHXH và cơ quan quản lý lao động khi cần thiết.  

Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, DHtaxlaw đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc xây dựng hệ thống quản lý nhân sự đúng pháp luật, hạn chế rủi ro và tối ưu chi phí tuân thủ.

Kết luận 

Đối với doanh nghiệp nhỏ, việc tuân thủ đúng quy định về lao động và bảo hiểm xã hội là nền tảng quan trọng để phát triển bền vững. Từ việc ký hợp đồng lao động, tham gia BHXH, xây dựng hồ sơ nhân sự đến thực hiện đầy đủ các chế độ cho người lao động, tất cả đều cần được thực hiện đúng quy định pháp luật.

Nếu doanh nghiệp đang cần tư vấn về Dịch vụ thành lập công ty tại TPHCM, Dịch vụ thành lập doanh nghiệp, Đăng ký doanh nghiệp trọn gói, Giấy phép kinh doanh, Thay đổi ERC hoặc các vấn đề liên quan đến lao động và BHXH, hãy liên hệ DHtaxlaw để được đội ngũ chuyên gia hỗ trợ nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)

Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, Số 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Điện thoại: 0911732048

Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ xin Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty vốn nước ngoài

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty Việt Nam

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập hộ kinh doanh