DOANH NGHIỆP MỞ CHI NHÁNH, VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CẦN CHUẨN BỊ GÌ TỪ 2025?

Khi mở rộng hoạt động kinh doanh sang địa điểm khác, nhiều doanh nghiệp băn khoăn không biết nên đăng ký chi nhánh, văn phòng đại diện hay địa điểm kinh doanh, cũng như cần chuẩn bị những hồ sơ, thủ tục gì để đúng quy định pháp luật.

Từ năm 2025, việc đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện và thông báo lập địa điểm kinh doanh được thực hiện theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Dưới đây là những nội dung doanh nghiệp cần chuẩn bị trước khi nộp hồ sơ, giúp hạn chế sai sót và tiết kiệm thời gian xử lý.

1. Doanh nghiệp cần xác định rõ loại hình đăng ký

Trước khi chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp cần xác định đúng nhu cầu thực tế:

• Chi nhánh: Đơn vị phụ thuộc, được phép thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng kinh doanh của doanh nghiệp;
• Văn phòng đại diện: Đơn vị phụ thuộc, chỉ thực hiện chức năng đại diện, liên lạc, không phát sinh hoạt động kinh doanh;
• Địa điểm kinh doanh: Nơi doanh nghiệp hoặc chi nhánh tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể.

Việc xác định đúng loại hình giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng hồ sơ và thủ tục, tránh phải điều chỉnh, bổ sung nhiều lần.

2. Hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện từ 2025

Theo Điều 30 Nghị định 168/2025/NĐ-CP và khoản 2 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Thông báo thành lập chi nhánh hoặc văn phòng đại diện;
• Quyết định thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;
• Biên bản họp về việc thành lập (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, công ty cổ phần);
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.

Lưu ý quan trọng: Trường hợp doanh nghiệp kê khai số định danh cá nhân của người đứng đầu theo khoản 1 Điều 11 Nghị định 168/2025/NĐ-CP thì không cần nộp bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân.

3. Hồ sơ thông báo lập địa điểm kinh doanh

Nếu doanh nghiệp chỉ lập địa điểm kinh doanh, hồ sơ đơn giản hơn, bao gồm:

• Thông báo lập địa điểm kinh doanh.

Doanh nghiệp có thể lập địa điểm kinh doanh tại:

• Nơi đặt trụ sở chính;
• Hoặc địa chỉ khác nơi doanh nghiệp đặt trụ sở;
• Hoặc tại nơi chi nhánh đặt trụ sở.

4. Thời hạn nộp hồ sơ doanh nghiệp cần lưu ý

• Trong vòng 10 ngày kể từ ngày ra quyết định thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt đơn vị phụ thuộc;
• Quá thời hạn trên, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.

5. Thời gian xử lý và cấp Giấy chứng nhận

• Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ:
  • Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện;
  • Hoặc cập nhật thông tin địa điểm kinh doanh trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung.

6. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở nước ngoài?

Đối với chi nhánh, văn phòng đại diện ở nước ngoài:

• Doanh nghiệp thực hiện theo pháp luật của quốc gia nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện;
• Trong vòng 30 ngày kể từ ngày chính thức thành lập, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính;
• Kèm theo bản sao giấy chứng nhận đăng ký hoạt động hoặc giấy tờ tương đương.

7. Quy định về tên chi nhánh, văn phòng đại diện doanh nghiệp cần biết

Theo Điều 16 Nghị định 168/2025/NĐ-CP và Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020:

• Tên phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm cụm từ “Chi nhánh”, “Văn phòng đại diện” hoặc “Địa điểm kinh doanh”;
• Không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp” trong phần tên riêng của chi nhánh, văn phòng đại diện;
• Tên được phép đăng ký bằng tiếng Việt, tiếng nước ngoài và tên viết tắt;
• Tên chi nhánh, văn phòng đại diện phải được gắn tại trụ sở và thể hiện trên hồ sơ giao dịch.

8. Dịch vụ hỗ trợ thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh

Nhiều doanh nghiệp gặp vướng mắc khi xác định loại hình đăng ký, chuẩn bị hồ sơ hoặc tuân thủ thời hạn nộp thông báo. Việc rà soát hồ sơ ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị trả hồ sơ, chậm triển khai hoạt động hoặc phát sinh nghĩa vụ thuế không mong muốn.

Dịch vụ hỗ trợ thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh tại DHtaxlaw hỗ trợ:

• Rà soát điều kiện pháp lý trước khi đăng ký
• Tư vấn lựa chọn mô hình phù hợp: chi nhánh – văn phòng đại diện – địa điểm kinh doanh
• Chuẩn hóa hồ sơ theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP
• Thực hiện thủ tục đăng ký đúng thời hạn với cơ quan đăng ký kinh doanh

• Hướng dẫn kê khai và nộp thuế đúng quy định
• Tư vấn sử dụng hóa đơn cho chi nhánh, đơn vị phụ thuộc
• Hỗ trợ quản lý lao động, BHXH

Kết luận

Từ năm 2025, khi doanh nghiệp mở chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh, việc chuẩn bị đúng loại hình, đúng hồ sơ và đúng thời hạn theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP là yếu tố then chốt. Chủ động nắm rõ quy định sẽ giúp doanh nghiệp mở rộng hoạt động thuận lợi và tuân thủ đầy đủ pháp luật hiện hành.

Để nhận báo giá cụ thể về dịch vụ quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin sau:

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)

Địa chỉ: 80/35 Đường số 3, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Điện thoại: 0911732048

Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty Việt Nam

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty nước ngoài

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho hộ kinh doanh

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty Việt Nam

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty vốn Nước ngoài