KÊ KHAI HỒ SƠ ĐĂNG KÝ DOANH NGHIỆP NĂM 2026 MÀ KHÔNG CÓ SỐ ĐỊNH DANH CÁ NHÂN CẦN LƯU Ý ĐIỀU GÌ?

Trong bối cảnh đẩy mạnh liên thông dữ liệu dân cư và đăng ký doanh nghiệp, số định danh cá nhân trở thành thông tin quan trọng khi thực hiện thủ tục thành lập doanh nghiệp. Tuy nhiên, trên thực tế vẫn có nhiều trường hợp chưa có hoặc không sử dụng số định danh cá nhân khi kê khai hồ sơ.

Vậy kê khai hồ sơ đăng ký doanh nghiệp năm 2026 mà không có số định danh cá nhân cần lưu ý điều gì? Ngôn ngữ sử dụng trong hồ sơ được quy định ra sao và cơ quan nào chịu trách nhiệm về tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp? Bài viết dưới đây sẽ làm rõ theo quy định mới nhất.

1. Kê khai hồ sơ đăng ký doanh nghiệp năm 2026 khi không có số định danh cá nhân

Căn cứ Điều 11 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, việc kê khai thông tin cá nhân trong thủ tục đăng ký doanh nghiệp được phân thành hai trường hợp: có số định danh cá nhân và không có số định danh cá nhân.

Trường hợp không có số định danh cá nhân

Đối với người không có số định danh cá nhân, pháp luật cho phép tiếp tục thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp nhưng phải bổ sung giấy tờ thay thế hợp lệ, cụ thể:

• Khi nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, bắt buộc kèm theo bản sao hộ chiếu hoặc
• Hộ chiếu nước ngoài hoặc
• Giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực theo quy định pháp luật

Quy định này áp dụng đối với các cá nhân sau:

• Chủ sở hữu doanh nghiệp
• Thành viên công ty TNHH
• Cổ đông công ty cổ phần
• Người đại diện theo pháp luật
• Người đại diện theo ủy quyền
• Người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh

Lưu ý quan trọng:

Thông tin kê khai trong hồ sơ phải thống nhất tuyệt đối với thông tin trên hộ chiếu. Trường hợp kê khai sai, thiếu hoặc không trùng khớp, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp có thể bị trả lại hoặc yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

2. Ngôn ngữ sử dụng trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được quy định thế nào?

Theo Điều 10 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, ngôn ngữ sử dụng trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được quy định rõ ràng nhằm đảm bảo tính thống nhất và minh bạch.

Cụ thể:

• Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải được lập bằng tiếng Việt
• Trường hợp tài liệu bằng tiếng nước ngoài, bắt buộc phải có bản dịch tiếng Việt được công chứng kèm theo
• Nếu tài liệu được lập song ngữ (tiếng Việt và tiếng nước ngoài), nội dung tiếng Việt là căn cứ pháp lý để giải quyết thủ tục

Điều này đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài, nhà đầu tư nước ngoài hoặc người đại diện không mang quốc tịch Việt Nam.

3. Cơ quan nào chịu trách nhiệm về tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp?

Theo Điều 4 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, trách nhiệm trong quá trình đăng ký doanh nghiệp được phân định rõ giữa người kê khai và cơ quan đăng ký kinh doanh.

Trách nhiệm của người thành lập doanh nghiệp

• Tự kê khai hồ sơ
• Chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, chính xác và hợp pháp của thông tin kê khai

Trách nhiệm của cơ quan đăng ký kinh doanh

• Chịu trách nhiệm về tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
• Không chịu trách nhiệm đối với các vi phạm pháp luật phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp
• Không giải quyết tranh chấp nội bộ giữa các thành viên, cổ đông hoặc giữa doanh nghiệp với bên thứ ba

Như vậy, cơ quan đăng ký kinh doanh chỉ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, không xác minh nội dung hoạt động hay tranh chấp pháp lý của doanh nghiệp sau khi được thành lập.

4. Dịch vụ hỗ trợ kê khai hồ sơ đăng ký doanh nghiệp trọn gói

Trong thực tế, việc kê khai hồ sơ đăng ký doanh nghiệp khi không có số định danh cá nhân dễ phát sinh sai sót về giấy tờ, ngôn ngữ, thông tin cá nhân hoặc hình thức hồ sơ.

Sử dụng dịch vụ đăng ký doanh nghiệp trọn gói của DHtaxlaw giúp:

• Tư vấn chính xác trường hợp có hoặc không có số định danh cá nhân
• Soạn thảo hồ sơ đúng quy định Nghị định 168/2025/NĐ-CP
• Kiểm tra, đối chiếu thông tin cá nhân tránh bị trả hồ sơ
• Đại diện nộp hồ sơ và theo dõi kết quả nhanh chóng

Dịch vụ phù hợp với:

• Doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài
• Cá nhân chưa có CCCD gắn chip
• Doanh nghiệp cần đăng ký gấp, hạn chế rủi ro pháp lý

Kết luận

Kê khai hồ sơ đăng ký doanh nghiệp năm 2026 mà không có số định danh cá nhân vẫn được pháp luật cho phép, tuy nhiên doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý về giấy tờ thay thế, ngôn ngữ hồ sơ và trách nhiệm kê khai thông tin.

Việc chuẩn bị đúng ngay từ đầu sẽ giúp quá trình đăng ký doanh nghiệp diễn ra nhanh chóng, tránh phát sinh sửa đổi, bổ sung và rủi ro pháp lý không đáng có. Trong trường hợp chưa nắm rõ quy định, doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ hỗ trợ pháp lý chuyên nghiệp để đảm bảo hồ sơ hợp lệ và đúng luật.

Để nhận báo giá cụ thể về dịch vụ quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin sau:

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)

Địa chỉ: 80/35 Đường số 3, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Điện thoại: 0911732048

Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty Việt Nam

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty nước ngoài 

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho hộ kinh doanh

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty Việt Nam

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty vốn Nước ngoài