Từ năm 2026, chính sách quản lý sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) có sự thay đổi đáng chú ý tại TP.HCM khi chuyển sang hình thức sổ BHXH điện tử. Đây là bước tiến trong quá trình chuyển đổi số ngành bảo hiểm, giúp người lao động dễ dàng tra cứu và quản lý thông tin.

Vậy quy định này cụ thể ra sao? Doanh nghiệp giữ sổ BHXH không trả cho người lao động sẽ bị xử lý như thế nào? DHtaxlaw sẽ phân tích chi tiết dưới đây.

1. Từ 01/01/2026: Ngừng cấp bìa sổ BHXH giấy tại TP.HCM

Theo Thông báo 4879/TB-BHXH năm 2025 của cơ quan bảo hiểm xã hội TP.HCM:

Từ ngày 01/01/2026:

• Ngừng cấp tờ bìa sổ BHXH bản giấy; 
• Thực hiện cấp và quản lý sổ BHXH dưới dạng điện tử. 

Ý nghĩa của thay đổi này

• Giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính; 
• Hạn chế tình trạng mất, hỏng sổ BHXH giấy; 
• Tăng tính minh bạch và khả năng tra cứu thông tin BHXH online; 
• Phù hợp xu hướng chuyển đổi số trong lĩnh vực lao động – bảo hiểm. 

Lưu ý: Nội dung thông tin về quá trình đóng BHXH của người lao động vẫn được lưu trữ đầy đủ trên hệ thống, không bị ảnh hưởng bởi việc ngừng cấp bìa giấy.

2. Công ty giữ sổ BHXH không trả cho người lao động bị phạt bao nhiêu?

Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, hành vi không trả sổ BHXH cho người lao động là vi phạm pháp luật và bị xử phạt như sau:

Mức phạt đối với cá nhân (người sử dụng lao động):

• Từ 2.000.000 – 4.000.000 đồng/người lao động; 
• Tổng mức phạt tối đa không quá 75.000.000 đồng. 

Mức phạt đối với tổ chức (doanh nghiệp): Gấp 02 lần mức phạt cá nhân, tương đương:

• 4.000.000 – 8.000.000 đồng/người lao động;
• Tối đa 150.000.000 đồng. 

Đây là mức xử phạt áp dụng khi doanh nghiệp không bàn giao sổ BHXH sau khi người lao động chấm dứt hợp đồng.

3. Vị trí và chức năng của Bảo hiểm xã hội cơ sở hiện nay

Theo Quyết định 2989/QĐ-BHXH năm 2025, hệ thống BHXH cơ sở được tổ chức tại cấp xã với các đặc điểm chính:

Chức năng

• Thực hiện các chế độ, chính sách về BHXH, BHYT; 
• Tổ chức thu – chi bảo hiểm thất nghiệp trên địa bàn; 
• Hỗ trợ triển khai chính sách bảo hiểm tại cấp cơ sở. 

Cơ chế quản lý

• Trực thuộc và chịu sự quản lý của BHXH cấp tỉnh; 
• Đồng thời chịu sự quản lý hành chính của UBND cấp xã. 

Đặc điểm tổ chức

• Có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng; 
• Không tổ chức tại địa bàn có trụ sở BHXH cấp tỉnh (do cấp tỉnh trực tiếp quản lý). 

4. Dịch vụ BHXH trọn gói tại DHtaxlaw

Trước những thay đổi mới về sổ BHXH điện tử và quy định pháp luật, doanh nghiệp và người lao động nên cập nhật kịp thời để tránh rủi ro.

DHtaxlaw cung cấp các dịch vụ chuyên sâu:

• Dịch vụ BHXH trọn gói cho doanh nghiệp; 
• Dịch vụ rút bảo hiểm xã hội một lần nhanh chóng; 
• Dịch vụ rút BHXH 1 lần cho người nước ngoài theo quy định mới; 
• Tư vấn xử lý tranh chấp liên quan đến sổ BHXH và quyền lợi người lao động; 
• Hỗ trợ làm việc với cơ quan BHXH. 

Cam kết của DHtaxlaw

• Tư vấn đúng quy định pháp luật mới nhất
• Hồ sơ chính xác – hạn chế rủi ro
• Thời gian xử lý nhanh chóng
• Bảo mật thông tin tuyệt đối

Liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của DHtaxlaw – Chúng tôi luôn đồng hành cùng bạn trong mọi quyết định tài chính và pháp lý.

Để nhận báo giá cụ thể về dịch vụ quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin sau:

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)

Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, Số 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Điện thoại: 0911732048

Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ rút bảo hiểm xã hội một lần cho người nước ngoài

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ BHXH cho doanh nghiệp

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán và thuế